选错系统，档案管理一团糟
你是否经历过这样的场景？文件找不到，急得满头大汗。同事误删了重要资料，大家互相埋怨。或者系统太难用，买了也没人愿意用。
选对档案管理系统，工作事半功倍。选错了，就是给自己添堵。今天，我们就聊聊选系统必须看重的5个核心功能。
1. 必须好用，上手快
系统再高级，没人会用也是白搭。好的系统，界面一定要清爽。功能按钮要大，标识要清楚。最好像我们平时用的文件夹一样。
新员工入职，不用专门培训，自己摸索几分钟就能找到文件。这才是真的好用。别选那些界面复杂、全是专业名词的系统，那是给自己找麻烦。
2. 检索要快，像百度一样
档案管理，最怕的就是“大海捞针”。系统最重要的功能之一，就是找文件要快。
你只需要输入文件名、关键词，甚至只记得文件里的一句话，系统就能立刻把文件找出来。这能节省大量时间。如果找个文件要翻好几页，那还不如用传统的文件夹。
3. 安全第一，权限要分清
公司的档案，很多是机密。工资表、合同、客户名单，不能谁都能看。
一个合格的系统，必须能设置权限。谁能看，谁能改，谁能下载，都要分得清清楚楚。比如，普通员工只能看自己的资料，而财务主管能看到所有财务报表。这样才安全，防止重要信息泄露。
4. 备份要稳，数据不丢失
电脑坏了，硬盘崩溃，这种事情防不胜防。如果档案丢了，损失就大了。
所以，系统必须有自动备份功能。最好能把数据存到云端，或者在不同地方存好几份。这样，即使你的电脑出了问题，只要登录系统，所有资料都还在，安安稳稳的。
5. 能够扩展，适应未来
公司是会发展的。今天你只有1000份文件，明年可能就有10000份。
选系统要有长远眼光。它不仅要能存下现在的文件，还要能装下未来几年的文件。而且，以后公司可能会用到新的软件，比如财务软件、办公软件，好的档案系统应该能和它们配合使用，数据可以互相传送。
总结
选档案管理系统，不要只看价格，也别只听销售吹得天花乱坠。
紧紧抓住这5点：上手简单、检索快速、权限安全、备份稳定、能够扩展。照着这个标准去选，一定能找到最适合你公司的那一款。
